Digitale Drittmittelverwaltung: Von der Papierakte zur elektronischen E-Akte
Der Weg vom Papierberg zur digitalen Akte ist unumgänglich, stellt Verwaltungen aber vor große organisatorische Herausforderungen. Es geht nicht nur um das Scannen von Belegen, sondern um einen fundamentalen Wandel der Arbeitsweise: Wie bleiben Daten revisionssicher? Wie werden analoge Laufwege in digitale Workflows übersetzt? Und wie sichert man das institutionelle Wissen unabhängig von einzelnen Aktenordnern?
Unsere Weiterbildung begleitet Sie bei der Transformation zur papierlosen Drittmittelverwaltung. Sie diskutieren, wie Sie die E-Akte nicht nur technisch einführen, sondern als Chance nutzen, um Ihre internen Prozesse schlanker, transparenter und rechtssicherer zu gestalten.
Ihr Praxiswissen für die Einführung der elektronischen Drittmittelverwaltung
Ihre Referierenden
Rechtsanwalt
Martin Trillsch LL.M.
Abteilungsleiter Forschungsverträge und Drittmittelmanagement
Universitätsklinikum Bonn
Drittmittelmanagement
Alexander Gehrsitz
Abteilungsleiter Drittmittelmanagement
Universitätsklinikum Würzburg
Fragen von Teilnehmenden
Fragen zum Thema
Die elektronische Drittmittelakte ist die revisionssichere digitale Ablage aller Unterlagen zu Drittmittelprojekten: Von Antragsunterlagen über Bewilligungsbescheide, Verträge, Belege bis zu Verwendungsnachweisen. Sie ersetzt die papierbasierte Projektakte und ermöglicht einen strukturierten, jederzeit nachvollziehbaren Zugriff auf alle projektrelevanten Dokumente.
Die elektronische Drittmittelakte muss revisionssicher, datenschutzkonform und prüfungsfest sein. Revisionssicherheit bedeutet, dass Dokumente unveränderbar abgelegt und bei Änderungen mit Versionsständen versehen werden. Die Anforderungen der Zuwendungsgeber (ANBest-P, EU-Prüfanforderungen), DSGVO und der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung elektronischer Bücher) sind dabei einzuhalten.
Bei der Einführung müssen Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte geklärt, Ablagestrukturen standardisiert, die Lösch- und Aufbewahrungsfristen definiert und das System auf Revisionssicherheit geprüft werden. Mitarbeitende müssen geschult werden, und bestehende Papierakten müssen systematisch digitalisiert werden. Fehler beim Systemdesign oder bei der Migration können zu dauerhaften Dokumentationslücken führen.
Gängige Systeme sind Dokumentenmanagement-Systeme wie ELO, d.velop oder OpenText, die an Hochschulen oft bereits für andere Verwaltungsbereiche eingesetzt werden. Entscheidend sind Revisionssicherheit, Schnittstellen zu Finanzsystemen (SAP, HIS) und Workflow-Funktionalitäten. Das Seminar gibt Orientierung, welche Anforderungen das System erfüllen muss, unabhängig vom konkreten Produkt.
Aufbewahrungsfristen für Drittmittelakten richten sich nach dem Zuwendungsgeber und können zwischen 5 und 10 Jahren nach Projektabschluss liegen. EU-Projekte erfordern oft bis zu 10 Jahre Aufbewahrung. Hochschulinterne und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten können ergänzend gelten. Ein digitales System muss diese Fristen automatisch verwalten und rechtzeitig auf ablaufende Fristen hinweisen.
Das Seminar richtet sich an Mitarbeitende in Drittmittelabteilungen, Forschungsverwaltungen und Hochschulverwaltungen, die für die Einführung, Pflege oder Weiterentwicklung der digitalen Aktenverwaltung verantwortlich sind. Auch IT-Verantwortliche, die DMS-Systeme einführen, und Compliance-Beauftragte profitieren vom Seminarinhalt.
Organisatorische Fragen
Direkt nach Abschluss Ihrer Buchung erhalten Sie die Rechnung automatisch per E-Mail. Bitte beachten Sie, dass die Rechnung auf die von Ihnen angegebene Organisation (bzw. den Arbeitgeber) ausgestellt wird.
Der Rechnungsbetrag ist innerhalb von 14 Tagen bequem per Banküberweisung zu begleichen. Die entsprechenden Kontodaten finden Sie direkt auf der Rechnung.
Sollten Sie den Termin nicht wahrnehmen können, bitten wir Sie um eine frühzeitige Kontaktaufnahme. Gerne besprechen wir mit Ihnen mögliche Alternativen, wie zum Beispiel die Teilnahme an einem späteren Termin. Detaillierte Informationen zu den Stornierungsbedingungen finden Sie zudem in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen unter https://publivio.de/agb/.
Sie erhalten Ihre Teilnahmebescheinigung circa eine Woche nach der Veranstaltung per E-Mail zugesendet.
Der Veranstaltungspreis umfasst die Teilnahme am Seminar sowie Ihre Verpflegung vor Ort. Wir sorgen für Kaffeepausen mit Kuchen sowie ein gemeinsames Mittagessen. Eine Übernachtung ist im Preis nicht inbegriffen; wir bitten Sie, diese bei Bedarf gesondert zu organisieren.
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Elektronische Drittmittelakte: Der Weg von der Papierablage zum digitalen Prozessmanagement
Die digitale Transformation der Drittmittelverwaltung ist mehr als ein IT-Projekt – es ist ein organisatorischer Kulturwandel. Wer die elektronische Drittmittelakte einführen will, steht vor Herausforderungen, die weit über das Scannen von Dokumenten hinausgehen. Es geht um die Neugestaltung von Arbeitsabläufen, die Sicherstellung der Revisionssicherheit und die Frage, wie man ein Team mitnimmt, das seit Jahren mit Papierakten, Laufzetteln und physischen Unterschriftenmappen arbeitet.
Der Ausgangszustand in vielen Hochschulen und Forschungseinrichtungen ist ähnlich: Drittmittelakten bestehen aus einer Mischung von Papieroriginalen, ausgedruckten E-Mails, handschriftlichen Vermerken und eingescannten Belegen, die auf verschiedenen Laufwerken verstreut liegen. Die Suche nach einem bestimmten Dokument kostet Zeit, Vertretungsregelungen funktionieren nur bedingt, und bei einer Prüfung durch den Rechnungshof oder einen Zuwendungsgeber wird die Aktenführung regelmäßig zum Stresstest.
Die Einführung einer elektronischen Akte soll diese Probleme lösen – schafft aber zunächst neue. Denn Revisionssicherheit im digitalen Kontext bedeutet mehr als ein geschützter Ordner auf dem Server. Dokumente müssen so gespeichert werden, dass sie nachträglich nicht unbemerkt verändert werden können. Die Langzeitarchivierung muss Formate verwenden, die auch in zwanzig Jahren noch lesbar sind. Und die Zugriffsrechte müssen so granular gestaltet sein, dass Datenschutz und Arbeitsfähigkeit gleichermaßen gewährleistet sind.
Mindestens ebenso wichtig ist die Prozessdefinition vor der technischen Umsetzung: Welche Dokumente gehören in die Akte, welche nicht? In welcher Reihenfolge werden sie abgelegt? Wer darf was sehen, bearbeiten, freigeben? Viele Digitalisierungsprojekte scheitern nicht an der Technik, sondern daran, dass analoge Prozesse eins zu eins digitalisiert werden – inklusive aller Ineffizienzen und Redundanzen, die sich über Jahre eingeschliffen haben.
Martin Trillsch LL.M. vom Universitätsklinikum Bonn und Alexander Gehrsitz vom Universitätsklinikum Würzburg verantworten die Einführung digitaler Drittmittelakten in ihren Einrichtungen und kennen die typischen Stolpersteine aus eigener Erfahrung. In unserer Fortbildung vermitteln sie praxiserprobte Strategien – von der organisatorischen Vorbereitung über die Prozessmodellierung und die Ausschreibung bis zur Akzeptanzschaffung im Team. Denn die beste technische Lösung nützt wenig, wenn die Mitarbeitenden sie umgehen, weil sie den Mehrwert nicht sehen.
