Drittmittelmanagement Basiskurs

Drittmittel sind längst kein Nebenschauplatz mehr. An Hochschulen und Forschungseinrichtungen machen sie häufig einen erheblichen Teil des Gesamtbudgets aus – und mit jedem eingeworbenen Euro steigt die administrative Komplexität. DFG-Projekte unterliegen anderen Regeln als EU-Förderungen, Industrieaufträge funktionieren nach anderer Logik als BMBF-Zuwendungen, und über allem liegt ein dichtes Netz aus Zuwendungsrecht, Steuerrecht und Haushaltsrecht, das bei Fehlern wenig Spielraum lässt.

Für Mitarbeitende, die neu in der Drittmittelverwaltung sind oder aus angrenzenden Bereichen kommen, ist die Einstiegshürde hoch. Die Förderlandschaft in Deutschland und Europa ist fragmentiert: Jeder Geldgeber hat eigene Richtlinien, eigene Formulare, eigene Abrechnungslogiken. Was bei der DFG als projektbezogene Ausgabe anerkannt wird, kann beim BMBF schon problematisch sein. Und wer die steuerlichen Implikationen übersieht – Stichwort Betrieb gewerblicher Art –, riskiert Nachforderungen, die ein ganzes Projektbudget auffressen.

Besonders deutlich wird das im laufenden Projekt. Bei Bundes- und Landeszuwendungen legen die ANBest-P fest, wie Mittel abgerufen, verwendet und belegt werden müssen. Wer Personal aus Zuwendungen finanziert, muss zudem das Besserstellungsverbot im Blick behalten: Beschäftigte im Projekt dürfen nicht besser gestellt werden als vergleichbare Beschäftigte im öffentlichen Dienst. Am Ende steht der Verwendungsnachweis, in dem jede Ausgabe dem bewilligten Zweck zugeordnet sein muss. Lücken in der Dokumentation zeigen sich oft erst hier, wenn es für Korrekturen bereits zu spät ist.

Dazu kommt die vertragliche Dimension: Forschungs- und Kooperationsverträge enthalten Klauseln zu geistigem Eigentum, Haftung und Verwertungsrechten, die weit über das reine Finanzmanagement hinausgehen. Wer hier die Tragweite einzelner Formulierungen unterschätzt, schafft Risiken, die erst Jahre später – bei einem Audit, einer Betriebsprüfung oder einem Rechtsstreit – sichtbar werden.

Der Basiskurs Drittmittelmanagement schafft genau die Grundlage, die für eine sichere und effiziente Arbeit im Drittmittelbereich erforderlich ist. Drei Referierende bringen dabei komplementäre Perspektiven mit: Bernhard Dasselaar vom KIT führt durch den ersten Tag: Rechtsrahmen aus Zuwendungsrecht und Wirtschaftsprivatrecht, typische Abrechnungsfehler und die Vorbereitung auf Prüfungen. Martin Trillsch LL.M., Rechtsanwalt und Leiter der Forschungsverträge am Universitätsklinikum Bonn, führt durch die privaten Drittmittel: Auftragsforschung, Sponsoring und Spenden. Er zeigt, woran Sie die drei Formen unterscheiden, was ein Vertrag mindestens regeln muss und wo steuerliche Risiken liegen. Wenn Sie Vertragsklauseln vertiefen möchten, empfehlen wir unser Seminar Forschungsverträge rechtssicher gestalten. Alexander Gehrsitz vom Universitätsklinikum Würzburg zeigt den Weg von der Projektidee zum Antrag und übt ihn mit Ihnen im Workshop.

Gemeinsam vermitteln sie ein Gesamtbild: Von der Fördermittelakquise über die rechtssichere Vertragsgestaltung bis zur Vorbereitung auf Prüfungen und Revisionen. Der Kurs richtet sich an alle, die im Drittmittelbereich Orientierung brauchen – ob als Einstieg oder als systematische Auffrischung für Praktikerinnen und Praktiker, die bisher vor allem learning by doing betrieben haben.