Drittmittelmanagement von Grund auf: drei Tage für den sicheren Einstieg
Drittmittelmanagement ist ein Beruf, für den es keine Ausbildung gibt. Wer neu in ein Drittmittelreferat kommt, bringt fast immer etwas anderes mit – Verwaltungserfahrung, einen wissenschaftlichen Hintergrund, eine kaufmännische Ausbildung – und lernt die Sache dann nebenbei, zwischen Mittelabrufen und Rückfragen aus den Instituten. Dabei greifen im Alltag vier Rechtsgebiete ineinander: Haushaltsrecht, Zuwendungsrecht, Steuerrecht und EU-Beihilfenrecht. Wer nicht weiß, warum eine Zuwendung anders behandelt wird als ein Forschungsauftrag, trifft Entscheidungen, die Jahre später im Prüfbericht auftauchen.
Die Sommerakademie schließt diese Lücke in drei zusammenhängenden Tagen. Wir gehen den Weg eines Drittmittelprojekts von vorne bis hinten durch: von der Förderlandschaft und der Frage, welcher Mittelgeber welche Regeln setzt, über Kalkulation, Bewilligung und Personaleinstellung bis zum Verwendungsnachweis und der Prüfung. Keine Einzelthemen nebeneinander, sondern ein Zusammenhang, der am Ende trägt. Dazu kommt, was ein Präsenzformat im Sommer möglich macht: ein Begleitprogramm mit gemeinsamen Abenden in Berlin – und damit Kontakte zu Kolleginnen und Kollegen aus anderen Einrichtungen, die genau an derselben Stelle stehen wie Sie.
Das nehmen Sie mit
Ihre Referierenden
Drittmittelmanagement
Alexander Gehrsitz
Universitätsklinikum Würzburg
Begleitet Hochschulen seit 2009 bei Antragstellung und Verwaltung von Drittmitteln.
Drittmittel & Controlling
Bernhard Dasselaar
Karlsruher Institut für Technologie (KIT)
Experte für Drittmittelmanagement, Trennungsrechnung und Controlling.
Willkommen zu Präsenzveranstaltungen
Manche Fragen lassen sich nicht in den Chat tippen. Manche Themen brauchen mehr als ein geteiltes Dokument. Und manche Erkenntnisse entstehen erst im Gespräch – zwischen Kolleginnen und Kollegen, die vor denselben Herausforderungen stehen wie Sie.
Für diese Fortbildungen haben wir bewusst ein Präsenzformat gewählt: Unsere Veranstaltungen im Silent Green Kulturquartier in Berlin-Wedding bieten den Rahmen, den komplexe Themen aus der öffentlichen Verwaltung verdienen – konzentriert, offen, ohne Ablenkung.
Das Silent Green Kulturquartier in Berlin-Wedding ist ein denkmalgeschütztes Ensemble auf dem Gelände eines ehemaligen Krematoriums, das heute als Ort für Kultur, Forschung und Austausch genutzt wird. Unsere Konferenz findet in den modernen Tagungsräumen des Quartiers statt – ruhig gelegen, mit Tageslicht und einer Architektur, die konzentriertes Arbeiten möglich macht, ohne den sterilen Charakter klassischer Konferenzhotels. Für zwei Tage intensiver Detailarbeit ein Ort, der zur Sache passt.
Fragen von Teilnehmenden
Fragen zum Thema
Die Sommerakademie richtet sich an alle, die neu in einem Drittmittelreferat einer Hochschule, Forschungseinrichtung oder öffentlichen Institution arbeiten – unabhängig davon, ob sie aus der Verwaltung, der Wissenschaft oder einer kaufmännischen Ausbildung kommen. Da es für Drittmittelmanagement keine klassische Ausbildung gibt, eignet sich das Format besonders für den strukturierten Einstieg in die vier ineinandergreifenden Rechtsgebiete Haushalts-, Zuwendungs-, Steuer- und EU-Beihilfenrecht.
Während andere Publivio-Formate wie die DFG-Förderung oder die Trennungsrechnung nach EU-Beihilfenrecht gezielt einzelne Aspekte des Drittmittelmanagements vertiefen, ist die Sommerakademie als zusammenhängender Einstiegskurs konzipiert: Sie durchläuft in drei Tagen den kompletten Weg eines Projekts von der Förderlandschaft bis zum Verwendungsnachweis und eignet sich damit besonders für den Berufseinstieg, nicht für die Vertiefung eines Einzelthemas.
Publivio bietet für viele Themen maßgeschneiderte Inhouse-Formate an. Da die Sommerakademie als mehrtägiges Präsenzformat mit festen Referierenden konzipiert ist, empfiehlt es sich, individuelle Wünsche für eine Inhouse-Variante direkt anzufragen. Wir prüfen dann gemeinsam mit Ihnen, welche Inhalte sich auf Ihre Einrichtung zuschneiden lassen.
Eine vollständige Projektkalkulation berücksichtigt neben den direkten Personalkosten auch Gemeinkosten und Overhead, die je nach Mittelgeber unterschiedlich anerkannt werden. In der Sommerakademie üben Teilnehmende die Kalkulation von Projektanträgen praxisnah, sodass Anträge von Anfang an vollständig und förderfähig kalkuliert sind – ein häufiger Stolperstein für Berufseinsteigende im Drittmittelreferat.
Zur Bewirtschaftung gehören der rechtssichere Mittelabruf, die Umwidmung von Budgetposten, die Beschaffung sowie die Besonderheiten drittmittelfinanzierter Stellen, etwa bei Befristungen und Personalkosten. Die Sommerakademie zeigt, worauf im laufenden Projektalltag zu achten ist, damit spätere Prüfungen keine bösen Überraschungen bringen.
Organisatorische Fragen
Direkt nach Abschluss Ihrer Buchung erhalten Sie die Rechnung automatisch per E-Mail. Bitte beachten Sie, dass die Rechnung auf die von Ihnen angegebene Organisation (bzw. den Arbeitgeber) ausgestellt wird.
Der Rechnungsbetrag ist innerhalb von 14 Tagen bequem per Banküberweisung zu begleichen. Die entsprechenden Kontodaten finden Sie direkt auf der Rechnung.
Sollten Sie den Termin nicht wahrnehmen können, bitten wir Sie um eine frühzeitige Kontaktaufnahme. Gerne besprechen wir mit Ihnen mögliche Alternativen, wie zum Beispiel die Teilnahme an einem späteren Termin. Detaillierte Informationen zu den Stornierungsbedingungen finden Sie zudem in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen unter https://publivio.de/agb/.
Sie erhalten Ihre Teilnahmebescheinigung circa eine Woche nach der Veranstaltung per E-Mail zugesendet.
Der Veranstaltungspreis umfasst die Teilnahme am Seminar sowie Ihre Verpflegung vor Ort. Wir sorgen für Kaffeepausen mit Kuchen sowie ein gemeinsames Mittagessen. Eine Übernachtung ist im Preis nicht inbegriffen; wir bitten Sie, diese bei Bedarf gesondert zu organisieren.
Ähnliche Fortbildungen zum Thema
Weiterbildung Drittmittelmanagement: Warum ein strukturierter Einstieg sich auszahlt
Wer im Drittmittelreferat neu anfängt, wird meist nach dem Prinzip „Learning by Doing“ eingearbeitet: Eine Kollegin zeigt, wie der Mittelabruf im System funktioniert, der Vorgänger hat eine Checkliste für Verwendungsnachweise hinterlassen, und den Rest erschließt man sich über Rückfragen beim Mittelgeber. Das trägt – bis zur ersten Prüfung. Denn die einzelnen Arbeitsschritte ergeben erst dann ein stimmiges Bild, wenn klar ist, welches Regelwerk jeweils dahintersteht.
Die Sommerakademie Drittmittel setzt genau an dieser Stelle an. Statt ein Spezialthema zu vertiefen, vermittelt sie das Gesamtbild, das in der Einarbeitung meist fehlt. Warum entscheidet die Einordnung als Zuwendung oder als Auftrag darüber, ob Umsatzsteuer anfällt und wie ein Projekt in der Trennungsrechnung erscheint? Welche Kosten sind bei welchem Mittelgeber förderfähig, und wie fließt der Overhead in die Kalkulation ein? Und welche Unterlagen müssen schon bei der Bewilligung sauber dokumentiert sein, damit der Verwendungsnachweis Jahre später einer Prüfung durch Mittelgeber oder Rechnungshof standhält?
Beide Referierenden verantworten selbst Drittmittelabteilungen: Bernhard Dasselaar leitet am Karlsruher Institut für Technologie (KIT) die Abteilung Kostenrechnung und Drittmittelverwaltung, Alexander Gehrsitz das Drittmittelmanagement am Universitätsklinikum Würzburg. Die Praxisbeispiele stammen damit aus zwei sehr unterschiedlichen Einrichtungstypen – einer großen Forschungseinrichtung und einem Universitätsklinikum – und decken ein breites Spektrum an Mittelgebern, Projektformen und Personalfragen ab, etwa bei der Befristung drittmittelfinanzierter Stellen. Wie Alexander Gehrsitz auf Förderlandschaft, Antragstellung und den Umgang mit Ablehnungen blickt, lesen Sie im Interview mit ihm.
Die Weiterbildung findet vom 12. bis 14. Juli 2027 in Präsenz im silent green Kulturquartier in Berlin-Wedding statt. Sie richtet sich an Beschäftigte, die seit Kurzem in der Drittmittelverwaltung einer Hochschule, Forschungseinrichtung oder Universitätsklinik arbeiten, an Quereinsteigende aus Wissenschaft und kaufmännischen Berufen sowie an Projektadministratorinnen und -administratoren in Instituten, die ihr Wissen auf ein solides Fundament stellen möchten. Drei zusammenhängende Tage bieten dafür den Raum, Fragen aus dem eigenen Arbeitsalltag mitzubringen und direkt mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Einrichtungen zu besprechen. Wer lieber online und kompakter einsteigen möchte, findet mit dem Drittmittelmanagement Basiskurs eine Alternative im Publivio-Programm.
