Ein Professor arbeitet anteilig an einem wirtschaftlichen Auftrag. Im Stellenplan steht er weiter zu 100 %. Wo bleiben seine Kosten?

Diese Frage stellt sich in der Drittmittelverwaltung immer wieder – und sie hat es in sich. Denn wer haushaltsfinanziertes Personal in wirtschaftlichen Projekten einsetzt, muss die Kosten beihilferechtlich ansetzen. Gleichzeitig darf die Umbuchung nicht dazu führen, dass die Hochschule kapazitätsrechtlich in Schwierigkeiten gerät. Und je nach Geldgeber gelten für dieselbe Person unterschiedliche Abrechnungsregeln.

Dieser Beitrag zeigt, wie Umbuchung, Zeiterfassung und Kapazitätsrecht zusammenspielen. Die Beispiele stammen aus unserem Seminar zur Trennungsrechnung, in dem Fachkräfte aus der Drittmittelverwaltung ihre Praxislösungen offengelegt haben. Wenn Sie zunächst die Grundlagen suchen, hilft Ihnen unser Drittmittelmanagement Basiskurs weiter.

Warum haushaltsfinanziertes Personal überhaupt kostenseitig zählt

In der Praxis gibt es zwei Grundtypen von Mitarbeitenden: solche mit einer Dauerstelle im Stellenplan – für Forschung, Lehre oder Verwaltung – und solche, die explizit für ein eingeworbenes Projekt eingestellt werden.

Bei der zweiten Gruppe ist die Zuordnung einfach: Die Person ist einem Projekt zugeordnet, die Ist-Kosten liegen direkt auf dem Projekt. Schwieriger wird es, wenn jemand aus dem grundfinanzierten Bereich beispielsweise 30 % seiner Arbeitszeit für wirtschaftliche Projekte aufwendet.

Der Irrglaube „ist ja schon vom Land bezahlt”

An dieser Stelle taucht ein Denkfehler auf, den unser Referent Bernhard Dasselaar im Seminar ausdrücklich als häufigen Irrglauben bezeichnet: die Annahme, haushaltsfinanziertes Personal müsse man nicht ansetzen, weil es ohnehin schon bezahlt sei.

Beihilferechtlich zählt etwas anderes. Sie können haushaltsfinanziertes Personal einsetzen, müssen es aber auch kostenseitig ansetzen. Die Kostenansätze sind unabhängig von der Finanzierungsquelle. Wenn etwas kostet, gehört es in die Kalkulation.

Dasselbe Prinzip gilt über Personalkosten hinaus: Auch eine vor 20 Jahren beschaffte Anlage geht in die Kalkulation ein, wenn sie im Projekt genutzt wird. Wer sie damals bezahlt hat, spielt keine Rolle. Entscheidend ist der Verbrauch, den Sie über die Abschreibung kalkulatorisch berücksichtigen.

Im Seminar wurde auch geschildert, wie das in Verhandlungen ankommt. Bei einem vollkostendeckenden Angebot an eine Bundesanstalt hieß es sinngemäß, das sei viel zu teuer, man bezahle nicht den Dienstwagen des Rektors. Trotzdem gilt: Solange es keinen Marktpreis gibt, müssen alle Kosten berücksichtigt werden.

Warum falsche Zuordnung auch intern Ärger macht

Die korrekte Umbuchung ist nicht nur eine Frage der Rechtskonformität. Wer seine Zeiten nicht zuordnet, sitzt kostenseitig weiter auf einer hoheitlichen Kostenstelle. Diese Kosten laufen dann über den Gemeinkostenblock und werden erneut verteilt.

Die Folge: Die Gemeinkostensätze steigen. Anschließend beschweren sich genau die Institute über zu hohe Zuschlagssätze, die ihre Zeiten nicht gemeldet haben und argumentieren, sie seien mit diesen Sätzen nicht mehr wettbewerbsfähig.

Wie funktioniert die Umbuchung in der Praxis?

Für die Umbuchung braucht es zwei Dinge: einen Mechanismus für die Zeiterfassung und einen für die haushalterische Umbuchung. Konkret bedeutet das, dass die betreffende Person nicht mehr einem grundfinanzierten, sondern einem drittmittelfinanzierten Fonds zugeordnet wird und ihre Kosten von der hoheitlichen Kostenstelle auf das wirtschaftliche Projektelement wandern.

Dafür gibt es im Wesentlichen zwei Wege:

• Über Timesheets: Die Mitarbeitenden erfassen ihre Zeiten, die Verwaltung bewertet und bucht um. Das lässt sich systemseitig über elektronische Workflows abbilden.
• Über die direkte Zuordnung: Die Person wird bereits über die Personalabteilung für die Projektlaufzeit dem Projektelement zugeordnet. Dann laufen die Personalkosten automatisch auf das richtige Objekt.

Eine Teilnehmerin schilderte im Seminar den Weg ihrer Hochschule: Beim haushaltsfinanzierten Personal – auch bei Beamten – wird mit Stundenzetteln gearbeitet, die Kosten werden im Rahmen des Jahresabschlusses auf das wirtschaftliche Projekt umgebucht. Zulässig ist das bis zu einem intern abgestimmten Prozentsatz.

Wichtig ist außerdem der Ersatz an anderer Stelle: Wenn Sie grundfinanzierte Mitarbeitende in wirtschaftliche Projekte umbuchen, können Sie anteilig Personal einstellen, das die entstehende Lücke füllt. Dann ist die Stelle im Stellenplan wieder zu 100 % besetzt.

Was tun, wenn jemand nicht mehr da ist?

Ein praktisches Problem, das im Seminar mehrfach zur Sprache kam: Eine Umbuchung der Personalkosten wird üblicherweise erst durch die Bestätigung der Zeit durch die Mitarbeitenden und die Genehmigung durch die Vorgesetzten ausgelöst. Ohne das läuft nichts.

Was passiert also, wenn jemand seine Zeiten nicht zeitnah erfasst hat und im Oktober das Haus verlässt? Für solche Fälle brauchen Sie eine Regelung,  etwa eine zentrale Freigabe oder ein schriftliches Dokument der Institutsleitung. Fehler dürfen dabei passieren: Wenn eine Projektzuordnung nicht korrekt war, können Sie eine Korrektur vornehmen und die Kosten trotzdem in die beihilferechtliche Trennung aufnehmen, weil sie inhaltlich zutreffend sind.

Der Sonderfall Professor: Wenn Umbuchen nicht geht

Bei Beamtinnen und Beamten stößt das Verfahren an eine Grenze. Ein Professor darf nicht einfach vom Stellenplan genommen werden – er muss dort mit seiner Gesamtkapazität stehen bleiben. Gleichzeitig ist er am Drittmittelprojekt beteiligt und muss beihilferechtlich kostenseitig berücksichtigt werden.

Die Lösung, mit der das im Seminar geschilderte Verfahren arbeitet: ein separates Objekt anlegen, auf das die Professorenkosten geleitet werden. Dieses Objekt wird über ein Attribut im Projektelement mit dem eigentlichen wirtschaftlichen Projekt verknüpft – eine Art Projektklammer. Bei der Auswertung lassen sich die Professorenkosten dann mit ausweisen, ohne dass die Stelle im Stellenplan angetastet wird.

Anders formuliert: umbuchen, aber so, dass es für den Stellenplan unwirksam und für die beihilferechtliche Trennungsrechnung wirksam ist. Nach den Erfahrungen aus dem Seminar funktioniert dieses Verfahren in der Praxis gut.

Bei EU-Zuwendungen stellt sich die Frage übrigens entspannter dar: Dort ist der Einsatz von Landespersonal unproblematisch, und bei anteiliger Förderung kann der Professor sogar als Eigenanteil dienen.

Weitere Fortbildungen zu diesem und angrenzenden Themen finden Sie in unserem Bereich Hochschulverwaltung.

Wann wird die Umbuchung zum Kapazitätsproblem?

Jede Umbuchung hat eine Kehrseite: Wer haushaltsfinanziertes Personal in Drittmittelprojekten einsetzt, entlastet rechnerisch die Grundfinanzierung. Im Stellenplan steht plötzlich weniger.

Daraus können zwei Risiken entstehen.

Erstens der Träger. Wenn Sie grundfinanziertes Personal einsetzen, ohne Ersatz für die liegenbleibenden hoheitlichen Aufgaben einzustellen, kann das Land als Träger auf die Idee kommen, hier sei offenbar weniger Personal nötig und Stellen aus dem Stellenplan streichen.

Zweitens das Kapazitätsrecht. Die Zahl der Studienplätze bemisst sich nach den Kapazitäten, die im hoheitlichen Bereich für die Lehre zur Verfügung stehen. Kapazitätswirksam ist dabei die Stelle selbst. Wenn Sie also argumentieren, Sie könnten weniger Lehre leisten, weil Sie das Personal für wirtschaftliche Projekte einsetzen, die Stellen im Stellenplan aber noch stehen, können Studierende sich einen Studienplatz einklagen.

Der Grundsatz dahinter: Auch wenn eine Stelle nicht besetzt ist, müssen Sie das Lehrangebot bieten. Einfach 100 Studierende weniger aufzunehmen, funktioniert nicht.

Das folgt aus dem Kapazitätsrecht. Die Hochschulen sind laut Kapazitätsverordnung (KapVO) verpflichtet, einmal jährlich die Aufnahmekapazitäten ihrer Studiengänge zu ermitteln; die Zulassungskapazität errechnet sich dabei im Wesentlichen aus dem Verhältnis von Lehrangebot und Lehrnachfrage, wobei sich das Lehrangebot nach der Lehrverpflichtungsverordnung bestimmt. Die personelle Aufnahmekapazität orientiert sich am vorhandenen Lehrpersonal.

Das Kapazitätsproblem in umgekehrter Richtung

Es gibt eine spiegelbildliche Variante, die im Seminar offen diskutiert wurde. Drittmittelfinanziertes Personal übernimmt häufig auch Lehre, etwa eine Promovierende, die zusätzlich ein Tutorium hält und bei der das im Arbeitsvertrag dokumentiert ist. Beihilferechtlich müsste dieser Lehranteil zurück in den hoheitlichen Bereich gebucht werden.

Genau das geschieht in der Praxis oft nicht. Der Grund ist wiederum das Kapazitätsrecht: Wer die Lehrtätigkeit des gesamten drittmittelfinanzierten Personals dokumentiert und zurückbucht, erhöht damit die eigenen Lehrkapazitäten – und wäre verpflichtet, mehr Studierende aufzunehmen.

Beihilferechtlich wäre die Rückbuchung korrekt und notwendig. Nur läuft das Kapazitätsthema dann in die andere Richtung. Ein Zielkonflikt, für den es keine bequeme Lösung gibt – wohl aber ein bewusst zu treffendes, dokumentiertes Verfahren.

Eine im Seminar geschilderte Lösung setzt auf eine Empfehlung zur Anteilsfinanzierung: Wer jemanden in der Lehre einsetzen will, finanziert die Person anteilig; eine 100-%-Finanzierung wäre nicht korrekt. Diese Regelung wird dort inzwischen auch in die Arbeitsverträge aufgenommen.

Was das für die Zuordnung bedeutet

Bei hoheitlichen Projekten wird deshalb schon heute sehr genau gearbeitet: Dort schaut etwa die DFG in die Arbeitsverträge, stellt eine Lehrverpflichtung von 20 % fest und kürzt oder streicht die Personalkosten, wenn die komplette Person abgerechnet wurde. Bei wirtschaftlichen Projekten fehlt dieser äußere Druck, weil gegenüber dem Auftraggeber keine Nachweispflicht besteht. Umso wichtiger ist eine belastbare interne Regel.

Wer es sauber machen will, bucht nur den Anteil um, der auch tatsächlich als Arbeitskraft für die Projekttätigkeit zur Verfügung steht.

Konkurrierende Vorgaben verschiedener Geldgeber

Ein Problemfeld, das aus der Praxis heraus im Seminar aufgeworfen wurde: Unterschiedliche Geldgeber schreiben unterschiedliche Abrechnungsmethoden für Personalkosten vor. Und die passen nicht immer zusammen.

Das Beispiel aus dem Seminar: Bei EU-Projekten wird als Standardanzahl jährlicher Produktivstunden mit 1.720 Stunden gerechnet. Sie teilen die Ist-Kosten durch diesen Wert, erhalten den Stundensatz und bringen ihn im EU-Projekt zum Ansatz. In Horizont Europa erfolgt die Abrechnung inzwischen auf Tagesbasis mit maximal 215 förderfähigen Tagen pro Jahr – ein Wert, der den 1.720 Jahresstunden aus Horizont 2020 bei acht Arbeitsstunden pro Tag entspricht.

Jetzt kombinieren Sie das mit einem wirtschaftlichen Projekt. Angenommen, eine Person arbeitet von Januar bis Juni im EU-Projekt und ist von Juli bis Dezember dem wirtschaftlichen Projekt zugeordnet, dessen Kosten für diesen Zeitraum vollständig dort landen.

Das Ergebnis: In Summe rechnen Sie mehr als die tatsächlichen Ist-Kosten dieser Person ab. Denn im EU-Stundensatz auf Basis von 1.720 Stunden sind anteilig bereits die Sonderzahlungen aus dem November enthalten – auch wenn die Person zu diesem Zeitpunkt gar nicht mehr im EU-Projekt tätig war. Sie kommen insgesamt auf über 100 % abgerechnete Kosten.

Für das wirtschaftliche Projekt ist das weniger dramatisch. Die EU wird an dieser Stelle aber Rückfragen stellen. Verwandt damit ist das Thema Periodisierung von Sonderzahlungen: Deren Höhe steht oft erst im November fest, berücksichtigen müssen Sie sie unter Umständen früher.

Wenn Sie tiefer in die Abrechnungslogik von EU-Projekten einsteigen wollen, behandelt unser Seminar Horizont Europa: Abrechnung, Berichterstattung und Audits die Personalkostenabrechnung im Detail.

Und die Abwesenheitszeiten?

Eine Frage, die in der Praxis oft zu Unsicherheit führt: Wie ordnet man Urlaubs- und Krankheitszeiten zu? Die Antwort aus dem Seminar ist beruhigend pragmatisch. Wenn eine Person für einen Zeitraum einem Projekt zugeordnet ist, landet sie mit ihren vollen Kosten dort auch bei einem Urlaubsmonat. Für die Trennungsrechnung müssen Sie hier nicht anteilig differenzieren; die Person war für diese Zeit vorgesehen.

Vorsicht ist trotzdem geboten: Bei einer EU-Prüfung werden nicht nur die Timesheets betrachtet, sondern auch die tatsächlichen Anwesenheitszeiten. Und wer auch nur eine Stunde im Jahr für ein EU-Projekt arbeitet, muss sämtliche Tätigkeiten des Geschäftsjahres dokumentieren, inklusive der Frage, für welche anderen Projekte gearbeitet wurde.

Wann greift das Nebentätigkeitsprivileg?

Nicht jede wirtschaftliche Tätigkeit zwingt Sie in die volle Trennungsrechnung. Der Unionsrahmen kennt das sogenannte Nebentätigkeitsprivileg: Wird eine Forschungseinrichtung fast ausschließlich für nichtwirtschaftliche Primärtätigkeiten genutzt, ist das Beihilferecht nicht anwendbar.

Das greift, wenn die wirtschaftliche Tätigkeit nur marginal innerhalb der nichtwirtschaftlichen Primärtätigkeit auftritt, beide nicht trennbar sind und derselbe Input genutzt wird. Das Beispiel aus dem Seminar: Im Labor werden 100 Teströhrchen bearbeitet, eines davon für einen wirtschaftlichen Kunden. Das Personal weiß möglicherweise gar nicht, für wen es gerade arbeitet.

Als Orientierungsgröße gilt eine Schwelle von 20 % der in Anspruch genommenen Ressourcen. Bleibt die wirtschaftliche Nutzung darunter, lässt sich die Einheit insgesamt als nichtwirtschaftlich betrachten. Eine ähnliche 20-%-Grenze kennt das Körperschaftsteuerrecht bei Zweckbetrieben.

Zu beachten ist, dass der Unionsrahmen für staatliche Beihilfen zur Förderung von Forschung, Entwicklung und Innovation am 19.10.2022 in erweiterter und geänderter Form in Kraft getreten ist und den Unionsrahmen von 2014 abgelöst hat; die Kommission spricht dabei von einem maximalen Anteil von 20 % an der Gesamtkapazität der Einrichtung für die wirtschaftliche Nutzung. Die Einordnung einer Tätigkeit als wirtschaftlich oder nichtwirtschaftlich ist zugleich Grundlage der Trennungsrechnung und der Dokumentation der Frage, ob das Nebentätigkeitsprivileg in Anspruch genommen werden kann.

Fazit: Drei Punkte für Ihre Praxis

Die Umbuchung von Personalkosten ist kein technisches Detail, sondern der Punkt, an dem Beihilferecht, Haushaltsrecht, Kapazitätsrecht und Steuerrecht aufeinandertreffen.

Drei Erkenntnisse nehmen Sie mit:

1. Die Finanzierungsquelle ist irrelevant. Haushaltsfinanziertes Personal müssen Sie kostenseitig ansetzen – auch wenn es „schon bezahlt” ist.
2. Umbuchung braucht ein dokumentiertes Verfahren. Timesheets, Genehmigungswege und eine Regelung für Ausnahmefälle sind die Basis dafür, dass Ihre Zuordnung im Prüfungsfall standhält.
3. Denken Sie das Kapazitätsrecht mit. Jede Umbuchung wirkt auf den Stellenplan – in beide Richtungen. Das gilt auch für Lehranteile drittmittelfinanzierten Personals.

Für Beamtinnen und Beamte im Stellenplan gibt es funktionierende Wege, die Kosten beihilferechtlich zu erfassen, ohne die Kapazität anzutasten. Sie erfordern allerdings eine bewusste Gestaltung im System und die Bereitschaft, die Institute für die Zeiterfassung zu gewinnen. Denn ohne korrekt gemeldete Zeiten wird jede Trennungsrechnung angreifbar.

Wie Sie diese Verfahren in Ihrer Einrichtung aufbauen und prüfungsfest dokumentieren, vertiefen wir in unserem Seminar zur Trennungsrechnung. Sie lernen dort von Referierenden, die die Trennungsrechnung selbst an einer Großforschungseinrichtung aufgebaut haben und die Perspektive der Betriebsprüfung kennen.