Berufungsverfahren an Hochschulen rechtssicher gestalten: Was Verwaltungen jetzt zu Dokumentation und Transparenz wissen müssen

Berufungsverfahren an Hochschulen rechtssicher zu gestalten, wird für Verwaltungen zur Daueraufgabe. Immer häufiger fechten unterlegene Bewerberinnen und Bewerber Auswahlentscheidungen vor den Verwaltungsgerichten an. Schon ein einzelner Verfahrensfehler kann ein monatelanges Verfahren zurückwerfen – und die begehrte Professur bleibt unbesetzt.

Der Grund liegt selten in der fachlichen Bewertung selbst. Er liegt im Verfahren: in lückenhafter Dokumentation, unklaren Auswahlkriterien oder einer nicht sauber beteiligten Gleichstellungsbeauftragten. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, welche Rechtsgrundlagen tatsächlich gelten, wo die typischen Fehlerquellen liegen und mit welchen sieben Schritten Sie Ihr Verfahren gerichtsfest aufstellen.

Warum Berufungsverfahren zunehmend vor Gericht landen

Wer sich um eine Professur bewirbt und übergangen wird, hat ein starkes Instrument in der Hand: das Konkurrentenstreitverfahren. Über den vorläufigen Rechtsschutz können unterlegene Bewerberinnen und Bewerber die Ernennung der Konkurrenz vorerst stoppen. Die Hochschule muss dann im Verfahren beweisen, dass ihre Auswahl rechtmäßig war.

Grundlage ist der sogenannte Bewerbungsverfahrensanspruch. Er folgt aus Artikel 33 Absatz 2 Grundgesetz, wonach öffentliche Ämter nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung zu vergeben sind. Jede Bewerberin und jeder Bewerber hat Anspruch auf eine faire, beurteilungsfehlerfreie Auswahl. Wird dieser Anspruch verletzt, ist die Entscheidung angreifbar.

Der zeitliche Druck ist erheblich. Berufungsverfahren dauern nach einer Erhebung des niedersächsischen Wissenschaftsministeriums im Schnitt rund elf Monate, in vielen Fällen deutlich länger. Scheitert das Verfahren an einem Formfehler, verlängert sich diese Zeit weiter – bei anhaltendem Personalmangel an den Professuren ein doppeltes Problem.

Welche Rechtsgrundlagen gelten für Berufungsverfahren?

Für Berufungsverfahren gilt ein Zusammenspiel aus Verfassungsrecht und Landesrecht. Den Rahmen setzt Artikel 33 Absatz 2 Grundgesetz mit dem Grundsatz der Bestenauslese. Die konkrete Ausgestaltung – Zusammensetzung der Kommission, Beteiligung der Gleichstellungsbeauftragten, externe Gutachten – regeln die Hochschulgesetze der Länder.

Wichtig ist die richtige Zuordnung. Berufungsverfahren führen in aller Regel in ein Beamtenverhältnis. Zuständig sind daher die Verwaltungsgerichte, in letzter Instanz das Bundesverwaltungsgericht, bei Grundrechtsverletzungen das Bundesverfassungsgericht. Das Bundesarbeitsgericht spielt nur bei privatrechtlich angestellten Professuren eine Rolle, etwa an einzelnen privaten Hochschulen.

Auch ein verbreiteter Irrtum sei benannt: Das Hochschulrahmengesetz des Bundes regelt Berufungsverfahren heute nicht mehr. Seit der Föderalismusreform 2006 liegt die Zuständigkeit vollständig bei den Ländern. Maßgeblich sind also das jeweilige Landeshochschulgesetz und die darauf gestützten Berufungsordnungen der Hochschulen.

Die Länder setzen dabei unterschiedliche Akzente. In Niedersachsen verlangt § 26 Niedersächsisches Hochschulgesetz, dass mindestens 40 % der stimmberechtigten Kommissionsmitglieder Frauen sein sollen und externe Hochschullehrer mitwirken. In Bayern gibt Artikel 66 des Bayerischen Hochschulinnovationsgesetzes der Präsidentin oder dem Präsidenten das Berufungsrecht, ohne strikte Bindung an die Reihung der Liste. Nordrhein-Westfalen bindet die Gleichstellungsbeauftragte über das Hochschulgesetz und das Landesgleichstellungsgesetz von der Ausschreibung bis zur Auswahl ein. Bei aller Vielfalt bleibt der Kern gleich: ein bindendes Anforderungsprofil, eine Kommission mit externer Beteiligung, Gutachten, Vorträge und eine nachvollziehbar begründete Liste.

Die Dokumentationspflicht – der häufigste Verfahrensfehler

Der mit Abstand häufigste Angriffspunkt ist die Dokumentation. Die Rechtsprechung ist hier eindeutig: Die wesentlichen Auswahlerwägungen müssen schriftlich festgehalten werden, bevor die abschließende Entscheidung fällt. Nur so können der unterlegene Bewerber und später das Gericht die Auswahl überhaupt nachprüfen.

Das Bundesverfassungsgericht hat diese Pflicht in seinem Beschluss vom 25. November 2015 (Aktenzeichen 2 BvR 1461/15) bekräftigt. Das Bundesverwaltungsgericht hat sie für die Professurvergabe konkretisiert. In seinem Urteil vom 20. Oktober 2016 (Aktenzeichen 2 C 30.15) stellte es klar, dass eine Berufungskommission die fachliche Eignung auch anhand veröffentlichter Arbeiten beurteilen darf – die tragenden Gründe dafür aber dokumentieren muss.

Warum Sie Auswahlgründe nicht nachreichen können

Ein verbreiteter Fehler ist der Versuch, im Gerichtsverfahren fehlende Begründungen nachzuliefern. Das ist unzulässig. Fehlt der Auswahlvermerk oder ist er lückenhaft, lässt sich dieser Mangel nicht heilen. Die Erwägungen müssen aus der Zeit der Entscheidung stammen und vollständig sein.

Was ein belastbarer Auswahlvermerk enthält

Ein tragfähiger Vermerk hält fest, welche Kriterien mit welchem Gewicht angelegt wurden und warum eine Kandidatin oder ein Kandidat vorgezogen wurde. Weicht die Kommission von der Gutachtenlage oder der Listenreihung ab, steigt der Begründungsaufwand. Punktesysteme und Bewertungsraster sollten so dokumentiert sein, dass ein Außenstehender die Entscheidung nachvollziehen kann.

Welche Rolle spielt die Gleichstellungsbeauftragte?

Die Gleichstellungsbeauftragte ist keine formale Randfigur, sondern durchgängig zu beteiligen – von der Ausschreibung bis zur Auswahlentscheidung. In mehreren Ländern kann sie eine Stellungnahme abgeben, aus der eine Bewertung des Verfahrens hervorgeht. In Niedersachsen soll ein Berufungsvorschlag sogar zurückverwiesen werden, wenn sie eine Verletzung des Gleichstellungsauftrags geltend macht.

Der Handlungsdruck ist auch statistisch belegt. Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes lag der Frauenanteil an den hauptberuflichen Professuren Ende 2024 bei 30 %. Auf den höchsten Besoldungsstufen W3 und C4 waren es nur rund 26 %. Bei den Rufen an Frauen zeigt der Gleichstellungsmonitor der Gemeinsamen Wissenschaftskonferenz mit rund 40 % zwar Fortschritte – die Lücke zwischen Berufung und tatsächlicher Besetzung bleibt aber deutlich.

Für die Praxis heißt das: Beteiligen Sie die Gleichstellungsbeauftragte früh und dokumentieren Sie ihre Einbindung. Eine fehlende oder verspätete Beteiligung ist ein eigenständiger Verfahrensfehler, der die gesamte Auswahl gefährden kann.

Datenschutz im Berufungsverfahren: ein unterschätztes Risiko

Berufungsverfahren verarbeiten sensible Personaldaten – Lebensläufe, Gutachten, Bewertungen. Rechtsgrundlage sind die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und die ergänzenden landesrechtlichen Vorschriften. Zwei Punkte werden in der Praxis oft übersehen.

Dürfen Probevorträge aufgezeichnet werden?

Ein Vorstellungs- oder Probevortrag darf nicht ohne Weiteres aufgezeichnet oder gestreamt werden. Dafür brauchen Sie eine eigene Rechtsgrundlage, in der Regel die ausdrückliche Einwilligung der Vortragenden nach Artikel 6 Absatz 1 DSGVO. Diese Einwilligung sollte freiwillig, informiert und dokumentiert sein – und sie darf nicht zur stillschweigenden Voraussetzung für die Bewerbung werden.

Welche Auskunftsrechte haben abgelehnte Bewerber?

Abgelehnte Bewerberinnen und Bewerber haben ein Auskunftsrecht nach Artikel 15 DSGVO. Dieses wird von der Rechtsprechung weit ausgelegt. Der Bundesgerichtshof hat in seinem Urteil vom 15. Juni 2021 (Aktenzeichen VI ZR 576/19) entschieden, dass auch interne Vermerke und Korrespondenz nicht pauschal vom Auskunftsanspruch ausgenommen sind. Rechnen Sie also damit, dass Ihre internen Aufzeichnungen offengelegt werden müssen – ein weiterer Grund, sie von Anfang an sauber und sachlich zu führen. Achten Sie zugleich auf angemessene Löschfristen: Bewerbungsunterlagen werden häufig einige Monate nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.

Sieben Schritte für ein rechtssicheres Berufungsverfahren

Die folgenden Punkte fassen zusammen, worauf es in der Praxis ankommt:

1. Anforderungsprofil präzise formulieren. Das Profil in der Ausschreibung ist bindend. Kriterien, die später auftauchen, aber nicht ausgeschrieben waren, begründen einen Verfahrensfehler.
2. Auswahlvermerk vor der Entscheidung erstellen. Halten Sie die tragenden Gründe vollständig und wahrheitsgemäß fest – nicht erst, wenn eine Klage droht.
3. Kriterien und Gewichtung nachvollziehbar machen. Punktesysteme und Bewertungsraster gehören dokumentiert, besonders bei knappen Entscheidungen.
4. Gleichstellungsbeauftragte durchgängig beteiligen. Von der Ausschreibung bis zur Auswahl, mit dokumentierter Stellungnahme.
5. Externe Gutachten einholen, wo gefordert. Das Oberverwaltungsgericht Schleswig-Holstein hat 2024 die Bedeutung externer Begutachtung erneut bestätigt.
6. Abgelehnte Bewerber rechtzeitig informieren. Die Konkurrentenmitteilung setzt die Fristen für den Eilrechtsschutz in Gang und schafft Transparenz.
7. Datenschutz mitdenken. Einwilligungen für Aufzeichnungen einholen, Auskunftsrechte beachten, Löschfristen einhalten.

Fazit: Verfahrenssicherheit ist planbar

Berufungsverfahren scheitern vor Gericht fast nie an der fachlichen Bewertung, sondern am Verfahren. Wer die Dokumentationspflicht ernst nimmt, die Gleichstellungsbeauftragte sauber einbindet und den Datenschutz mitdenkt, senkt sein Anfechtungsrisiko erheblich. Die rechtlichen Vorgaben sind anspruchsvoll, aber beherrschbar – vorausgesetzt, die Beteiligten kennen sie und wenden sie konsequent an.

Genau hier setzt gezielte Qualifizierung an. In der Fortbildung Berufungsverfahren rechtssicher gestalten lernen Sie an konkreten Praxisfällen, wie Sie Konkurrentenklagen, Befangenheit und Dokumentationsmängel vermeiden. Weitere Angebote rund um die Hochschulverwaltung – etwa zum Nebentätigkeitsrecht an Hochschulen – ergänzen Ihr Wissen für den Verwaltungsalltag.