Rechtssicheres Scannen im öffentlichen Dienst: TR RESISCAN, eIDAS und die Einführung der E-Akte
Der Weg zur E-Akte führt zwangsläufig über den Scanner. Doch „eingescannt“ bedeutet noch lange nicht „rechtssicher“. Wer Papieroriginale vernichten und durch digitale Kopien ersetzen will (ersetzendes Scannen), muss strenge Hürden nehmen. Die Technische Richtlinie TR RESISCAN des BSI setzt den Standard, doch die praktische Umsetzung wirft oft Fragen auf: Welche Schutzklasse brauche ich? Welche Scanner sind geeignet? Und was ändert sich durch eIDAS?
Dieses Seminar ist Ihr Fahrplan für das rechtssichere Digitalisieren. Wir übersetzen die komplexe Richtlinie in handlungsleitende Prozesse. Sie erfahren, wie Sie den Scanvorgang so organisieren und dokumentieren, dass die Beweiskraft Ihrer elektronischen Dokumente dauerhaft gesichert ist – vor Gericht und bei der Revision.
Ihr Praxiswissen für das rechtssichere Scannen und die digitale Aktenführung im öffentlichen Dienst
Ihre Referierenden
Recht
Prof. Dr. Henning Müller
Sozialgericht Frankfurt am Main
Digitalisierung
Andreas Schmidt
Bundesministerium für Wirtschaft und Energie
Fragen von Teilnehmenden
Fragen zum Thema
Das Seminar richtet sich an Digitalisierungsbeauftragte, Informationsmanager, IT-Verantwortliche, Archivarinnen und Archivare sowie Beschäftigte in Verwaltungen, die Scanprozesse einführen oder optimieren. Auch Führungskräfte, die Verantwortung für rechtssichere Aktenführung tragen, profitieren von einem Überblick über die Anforderungen.
Beim ersetzenden Scannen (Substitutionsscanning) wird das Original nach dem Scanvorgang vernichtet. Beim archivierenden Scannen bleibt das Original erhalten, das Scan-Exemplar dient nur als Arbeitskopie. Im öffentlichen Dienst ist meist ersetzendes Scannen das Ziel, da es den Papierbestand dauerhaft reduziert. Es ist jedoch nur zulässig, wenn alle Voraussetzungen der TR-RESISCAN oder gleichwertiger Normen erfüllt sind.
Die TR-RESISCAN (Technische Richtlinie Ersetzendes Scannen des BSI) definiert die technischen und organisatorischen Mindestanforderungen für das rechtssichere, ersetzende Scannen. Sie ist zwar kein Gesetz, gilt aber als anerkannter Standard. Behörden, die nach TR-RESISCAN vorgehen und dies dokumentieren, sind im Streitfall gut geschützt. Die Richtlinie beschreibt Anforderungen an Scanqualität, Integrität, Vollständigkeit und Verfahrensdokumentation.
Bestimmte Dokumente sind vom ersetzenden Scannen grundsätzlich ausgeschlossen: Originalurkunden, notariell beglaubigte Dokumente, Personalausweise, bestimmte Akten mit zivilrechtlicher Beweiskraft sowie Unterlagen, bei denen besonderes Recht die Originalvorlage vorschreibt. Das Seminar gibt einen Überblick, welche Dokumentenarten im Verwaltungsalltag besondere Vorsicht erfordern.
Die Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten Scanprozess: Verantwortlichkeiten, eingesetzte Hard- und Software, Qualitätssicherungsmaßnahmen, Ablagestrukturen, Löschfristen und Zugriffsrechte. Sie ist Pflichtbestandteil eines rechtskonformen Scanprozesses und muss aktuell gehalten werden. Ohne vollständige Verfahrensdokumentation hat das Scan-Exemplar im Streitfall keine ausreichende Beweiskraft.
Organisatorische Fragen
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Der Rechnungsbetrag ist innerhalb von 14 Tagen bequem per Banküberweisung zu begleichen. Die entsprechenden Kontodaten finden Sie direkt auf der Rechnung.
Sollten Sie den Termin nicht wahrnehmen können, bitten wir Sie um eine frühzeitige Kontaktaufnahme. Gerne besprechen wir mit Ihnen mögliche Alternativen, wie zum Beispiel die Teilnahme an einem späteren Termin. Detaillierte Informationen zu den Stornierungsbedingungen finden Sie zudem in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen unter https://publivio.de/agb/.
Sie erhalten Ihre Teilnahmebescheinigung circa eine Woche nach der Veranstaltung per E-Mail zugesendet.
Der Veranstaltungspreis umfasst die Teilnahme am Seminar sowie Ihre Verpflegung vor Ort. Wir sorgen für Kaffeepausen mit Kuchen sowie ein gemeinsames Mittagessen. Eine Übernachtung ist im Preis nicht inbegriffen; wir bitten Sie, diese bei Bedarf gesondert zu organisieren.
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Die Digitalisierung der Verwaltung schreitet voran, und auf dem Weg zur elektronischen Akte steht eine Hürde, die oft unterschätzt wird: das ersetzende Scannen. Gemeint ist der Prozess, bei dem Papierdokumente so digitalisiert werden, dass die elektronische Kopie den Beweiswert des Originals übernimmt und das Papier anschließend vernichtet werden kann. Das klingt nach einer rein technischen Aufgabe – ist aber tatsächlich einer der rechtlich anspruchsvollsten Schritte auf dem Weg zur papierlosen Verwaltung.
Den Rahmen setzt die Technische Richtlinie TR RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Sie definiert, unter welchen Voraussetzungen gescannte Dokumente den gleichen Beweiswert haben wie das Original. Die Anforderungen sind erheblich: Jedes Dokument muss vor dem Scannen einer Schutzbedarfsanalyse unterzogen werden. Der Scanprozess selbst muss dokumentiert und kontrolliert ablaufen. Und die gescannten Dokumente müssen in einem Format gespeichert werden, das Langzeitlesbarkeit und Unveränderbarkeit garantiert.
In der Praxis scheitern viele Einrichtungen nicht an der Technik, sondern an der Organisation. Die Schutzbedarfsanalyse wird als bürokratischer Aufwand empfunden, obwohl sie den Kern des gesamten Verfahrens bildet: Nicht jedes Dokument hat denselben Schutzbedarf, und nicht jedes Dokument darf nach dem Scannen vernichtet werden. Dokumente mit hohem rechtlichem Beweiswert – notarielle Urkunden, Verträge mit Schriftformerfordernis, bestimmte Personalunterlagen – erfordern ein höheres Schutzniveau als Standardkorrespondenz. Wer hier nicht differenziert, riskiert den Verlust von Beweismitteln.
Zusätzliche Komplexität bringt die europäische eIDAS-Verordnung ins Spiel, die gemeinsam mit dem Vertrauensdienstegesetz (VDG) den Rahmen für elektronische Signaturen und Siegel setzt. Für gescannte Dokumente bedeutet das: Ein qualifiziertes elektronisches Siegel kann den Beweiswert zusätzlich absichern – ist aber kein Ersatz für einen ordnungsgemäßen Scanprozess.
Prof. Dr. Henning Müller vom Sozialgericht Frankfurt am Main und Andreas Schmidt vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie vermitteln in unserer Fortbildung sowohl die rechtlichen Grundlagen als auch die praktische Umsetzung. Von der Schutzbedarfsanalyse über die Organisation des Scanprozesses bis zur Frage, ob sich eine BSI-Zertifizierung für Ihre Einrichtung lohnt – die Fortbildung gibt Orientierung für alle, die das ersetzende Scannen rechtssicher einführen oder ihre bestehenden Prozesse überprüfen wollen.
