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Der Weg zur E-Akte führt zwangsläufig über den Scanner. Doch „eingescannt“ bedeutet noch lange nicht „rechtssicher“. Wer Papieroriginale vernichten und durch digitale Kopien ersetzen will (ersetzendes Scannen), muss strenge Hürden nehmen. Die Technische Richtlinie TR RESISCAN des BSI setzt den Standard, doch die praktische Umsetzung wirft oft Fragen auf: Welche Schutzklasse brauche ich? Welche Scanner sind geeignet? Und was ändert sich durch eIDAS?
Dieses Seminar ist Ihr Fahrplan für das rechtssichere Digitalisieren. Wir übersetzen die komplexe Richtlinie in handlungsleitende Prozesse. Sie erfahren, wie Sie den Scanvorgang so organisieren und dokumentieren, dass die Beweiskraft Ihrer elektronischen Dokumente dauerhaft gesichert ist – vor Gericht und bei der Revision.
Das nehmen Sie mit
Ihre Referierenden
Recht
Prof. Dr. Henning Müller
Sozialgericht Frankfurt am Main
Digitalisierung
Andreas Schmidt
Bundesministerium für Wirtschaft und Energie
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Rechtssicheres Scannen im öffentlichen Dienst: Warum der Weg zur E-Akte über den Scanner führt – und dort die meisten Fehler passieren
Die Digitalisierung der Verwaltung schreitet voran, und auf dem Weg zur elektronischen Akte steht eine Hürde, die oft unterschätzt wird: das ersetzende Scannen. Gemeint ist der Prozess, bei dem Papierdokumente so digitalisiert werden, dass die elektronische Kopie den Beweiswert des Originals übernimmt und das Papier anschließend vernichtet werden kann. Das klingt nach einer rein technischen Aufgabe – ist aber tatsächlich einer der rechtlich anspruchsvollsten Schritte auf dem Weg zur papierlosen Verwaltung.
Den Rahmen setzt die Technische Richtlinie TR RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Sie definiert, unter welchen Voraussetzungen gescannte Dokumente den gleichen Beweiswert haben wie das Original. Die Anforderungen sind erheblich: Jedes Dokument muss vor dem Scannen einer Schutzbedarfsanalyse unterzogen werden. Der Scanprozess selbst muss dokumentiert und kontrolliert ablaufen. Und die gescannten Dokumente müssen in einem Format gespeichert werden, das Langzeitlesbarkeit und Unveränderbarkeit garantiert.
In der Praxis scheitern viele Einrichtungen nicht an der Technik, sondern an der Organisation. Die Schutzbedarfsanalyse wird als bürokratischer Aufwand empfunden, obwohl sie den Kern des gesamten Verfahrens bildet: Nicht jedes Dokument hat denselben Schutzbedarf, und nicht jedes Dokument darf nach dem Scannen vernichtet werden. Dokumente mit hohem rechtlichem Beweiswert – notarielle Urkunden, Verträge mit Schriftformerfordernis, bestimmte Personalunterlagen – erfordern ein höheres Schutzniveau als Standardkorrespondenz. Wer hier nicht differenziert, riskiert den Verlust von Beweismitteln.
Zusätzliche Komplexität bringt die europäische eIDAS-Verordnung ins Spiel, die gemeinsam mit dem Vertrauensdienstegesetz (VDG) den Rahmen für elektronische Signaturen und Siegel setzt. Für gescannte Dokumente bedeutet das: Ein qualifiziertes elektronisches Siegel kann den Beweiswert zusätzlich absichern – ist aber kein Ersatz für einen ordnungsgemäßen Scanprozess.
Prof. Dr. Henning Müller vom Sozialgericht Frankfurt am Main und Andreas Schmidt vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie vermitteln in unserer Fortbildung sowohl die rechtlichen Grundlagen als auch die praktische Umsetzung. Von der Schutzbedarfsanalyse über die Organisation des Scanprozesses bis zur Frage, ob sich eine BSI-Zertifizierung für Ihre Einrichtung lohnt – die Fortbildung gibt Orientierung für alle, die das ersetzende Scannen rechtssicher einführen oder ihre bestehenden Prozesse überprüfen wollen.