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Der Weg vom Papierberg zur digitalen Akte ist unumgänglich, stellt Verwaltungen aber vor große organisatorische Herausforderungen. Es geht nicht nur um das Scannen von Belegen, sondern um einen fundamentalen Wandel der Arbeitsweise: Wie bleiben Daten revisionssicher? Wie werden analoge Laufwege in digitale Workflows übersetzt? Und wie sichert man das institutionelle Wissen unabhängig von einzelnen Aktenordnern?
Unsere Weiterbildung begleitet Sie bei der Transformation zur papierlosen Drittmittelverwaltung. Sie diskutieren, wie Sie die E-Akte nicht nur technisch einführen, sondern als Chance nutzen, um Ihre internen Prozesse schlanker, transparenter und rechtssicherer zu gestalten.
Das nehmen Sie mit
Ihre Referierenden
Rechtsanwalt
Martin Trillsch LL.M.
Abteilungsleiter Forschungsverträge und Drittmittelmanagement
Universitätsklinikum Bonn
Drittmittelmanagement
Alexander Gehrsitz
Abteilungsleiter Drittmittelmanagement
Universitätsklinikum Würzburg
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Elektronische Drittmittelakte: Der Weg von der Papierablage zum digitalen Prozessmanagement
Die digitale Transformation der Drittmittelverwaltung ist mehr als ein IT-Projekt – es ist ein organisatorischer Kulturwandel. Wer die elektronische Drittmittelakte einführen will, steht vor Herausforderungen, die weit über das Scannen von Dokumenten hinausgehen. Es geht um die Neugestaltung von Arbeitsabläufen, die Sicherstellung der Revisionssicherheit und die Frage, wie man ein Team mitnimmt, das seit Jahren mit Papierakten, Laufzetteln und physischen Unterschriftenmappen arbeitet.
Der Ausgangszustand in vielen Hochschulen und Forschungseinrichtungen ist ähnlich: Drittmittelakten bestehen aus einer Mischung von Papieroriginalen, ausgedruckten E-Mails, handschriftlichen Vermerken und eingescannten Belegen, die auf verschiedenen Laufwerken verstreut liegen. Die Suche nach einem bestimmten Dokument kostet Zeit, Vertretungsregelungen funktionieren nur bedingt, und bei einer Prüfung durch den Rechnungshof oder einen Zuwendungsgeber wird die Aktenführung regelmäßig zum Stresstest.
Die Einführung einer elektronischen Akte soll diese Probleme lösen – schafft aber zunächst neue. Denn Revisionssicherheit im digitalen Kontext bedeutet mehr als ein geschützter Ordner auf dem Server. Dokumente müssen so gespeichert werden, dass sie nachträglich nicht unbemerkt verändert werden können. Die Langzeitarchivierung muss Formate verwenden, die auch in zwanzig Jahren noch lesbar sind. Und die Zugriffsrechte müssen so granular gestaltet sein, dass Datenschutz und Arbeitsfähigkeit gleichermaßen gewährleistet sind.
Mindestens ebenso wichtig ist die Prozessdefinition vor der technischen Umsetzung: Welche Dokumente gehören in die Akte, welche nicht? In welcher Reihenfolge werden sie abgelegt? Wer darf was sehen, bearbeiten, freigeben? Viele Digitalisierungsprojekte scheitern nicht an der Technik, sondern daran, dass analoge Prozesse eins zu eins digitalisiert werden – inklusive aller Ineffizienzen und Redundanzen, die sich über Jahre eingeschliffen haben.
Martin Trillsch LL.M. vom Universitätsklinikum Bonn und Alexander Gehrsitz vom Universitätsklinikum Würzburg verantworten die Einführung digitaler Drittmittelakten in ihren Einrichtungen und kennen die typischen Stolpersteine aus eigener Erfahrung. In unserer Fortbildung vermitteln sie praxiserprobte Strategien – von der organisatorischen Vorbereitung über die Prozessmodellierung und die Ausschreibung bis zur Akzeptanzschaffung im Team. Denn die beste technische Lösung nützt wenig, wenn die Mitarbeitenden sie umgehen, weil sie den Mehrwert nicht sehen.