Trennungsrechnung nach EU-Beihilfenrecht

Hochschulen, Forschungseinrichtungen und öffentliche Institutionen bewegen sich permanent auf zwei Gleisen: Hier die hoheitliche Aufgabe, dort die wirtschaftliche Tätigkeit. Auftragsforschung neben Grundlagenforschung, Weiterbildungsangebote neben Lehre, Vermietung neben öffentlicher Nutzung. Solange beide Bereiche sauber voneinander getrennt sind, ist das unproblematisch. Doch genau diese Trennung – die Trennungsrechnung nach EU-Beihilfenrecht – ist in der Praxis einer der fehleranfälligsten Prozesse im gesamten Drittmittel- und Finanzmanagement öffentlicher Einrichtungen.

Der Hintergrund: Die Europäische Kommission verlangt, dass öffentliche Mittel nicht in wirtschaftliche Tätigkeiten quersubventioniert werden. Artikel 107 AEUV setzt den Rahmen, der EU-Beihilferahmen für Forschung, Entwicklung und Innovation (FuEuI) konkretisiert die Anforderungen. Wer öffentliche Förderung erhält und gleichzeitig am Markt agiert, muss lückenlos nachweisen, dass kein Cent an Fördergeld in den wirtschaftlichen Bereich fließt. Klingt logisch – ist in der Umsetzung aber alles andere als trivial.

Denn die zentrale Herausforderung liegt nicht im Grundsatz, sondern im Detail: Wie ordnet man Kosten zu, die beiden Bereichen dienen? Laborflächen, die vormittags für ein EU-gefördertes Projekt und nachmittags für Auftragsforschung genutzt werden. IT-Infrastruktur, die allen Bereichen gleichermaßen zur Verfügung steht. Personal, das zwischen Projekten wechselt. Die Abgrenzung direkter und indirekter Kosten erfordert eine Methodik, die nicht nur rechnerisch korrekt, sondern auch gegenüber Rechnungshöfen und EU-Prüfbehörden belastbar ist.

Genau hier wird es für viele Einrichtungen kritisch. Fehlerhafte Preiskalkulationen bei wirtschaftlichen Tätigkeiten, eine unvollständige Vollkostenrechnung oder eine unscharfe beihilferechtliche Einordnung einzelner Projekte – all das kann im Prüfungsfall nicht nur Beanstandungen nach sich ziehen, sondern echte Rückforderungen auslösen. Und Rückforderungen im Beihilferecht sind keine theoretische Gefahr: Die Kommission hat in den letzten Jahren konsequent durchgegriffen, auch gegenüber deutschen Hochschulen und Forschungseinrichtungen.

Was die Sache zusätzlich komplex macht: Es gibt kein einheitliches Standardverfahren. Jede Einrichtung muss ein Trennungsrechnungssystem entwickeln, das zu ihrer Struktur passt – und dieses System muss sowohl den Anforderungen des EU-Beihilferechts als auch den Maßstäben der nationalen Finanzkontrolle standhalten. Zwischen Vollkostenrechnung, Zuschlagskalkulation und Äquivalenzziffernmethode liegen Welten – und die Wahl der falschen Methodik kann teuer werden.

Unsere Fortbildung setzt genau an diesen Praxisfragen an. Bernhard Dasselaar, Abteilungsleiter für Kostenrechnung und Drittmittelverwaltung am Karlsruher Institut für Technologie (KIT), bringt die operative Perspektive einer der größten deutschen Forschungseinrichtungen mit. Maik Schäfer, Bundesbetriebsprüfer am Bundeszentralamt für Steuern und Dozent an der Bundesfinanzakademie, kennt die Prüfer-Perspektive – und weiß, worauf Rechnungshöfe und externe Prüfstellen tatsächlich achten.

Statt abstrakter Theorie arbeiten beide Referierenden mit konkreten Fallkonstellationen: Wie kalkuliert man den Preis einer wirtschaftlichen Leistung beihilfekonform? Ab wann wird eine steuerliche Begünstigung zum Beihilfeproblem? Und wie dokumentiert man die Trennungsrechnung so, dass sie auch drei Jahre später vor einer EU-Prüfung Bestand hat?